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【辦公室英文】如何在辦公室留英文Message?

  

但是情境不同,用語亦不同。如果你的主管Ms. Mary White是外國人,而你在辦公室接到要找她的電話、而她正好不在的時候,你可以詢問來電者:「May I take a message?」,意思是「需要我幫您傳口信嗎?」這裡的「take」是記下口信再轉給相關人士的標準說法。

 

注意,「leave a message」與「take a message」是不同的!

 

message」在辦公室與國際職場都是重要的溝通工具。如果你的主管或同事是外國人,你一定有機會寫message給他()們。正確的英文message寫法可以提升工作效率,但是錯誤的英文message,輕則降低別人對你専業工作能力的評價,重則延誤事情,造成公司失誤,甚至飯碗不保。

 

 

message」既是這麼常用的職場溝通工具,那麼它們被多益測驗拿來作為出題的材料,也就毫不為怪了。就拿具有多益測驗指標意義的〈多益測驗官方全真試題指南III來看,在閲讀測驗Part 7裡,就有一題「Office Message」。我們可以用此題為例,學習辦公室留言的寫法以及多益測驗的閱讀技巧。

 

首先,辦公室留言不但內容很重要,它的格式也會影響這則留言的效率。第一步先要確認這則留言的接受對象、而且要記下留話的人、留話的日期時間,以及這則留言是由誰傳話---也就是書寫這則留言的人。

 

從文章的篇幅中可以看出,此則留言是要給Takashi Matsumoto的,因為留言單上寫著「TOTakashi Matsumoto」。而留話的人是Karen Lang,因為有「FROM Karen Lang」字樣。而留言的時間可從「TIME 9:30, Thursday」可以看出應該是週四早上九點半。

 

至於寫這則留言的人,可以從頁尾的「Taken By Mike Nguyen」可以看出,傳口信的人是Mike Nguyen。前面已述「leave a message」與「take a message」有所不同,所以「Taken By Mike Nguyen」就是指「This message is taken by Mike Nguyen.」,take在此用的是「beV + p.p.」的被動式。

 

如果公司有既定格式的留言紙張可用時,則可用現成的留言單。如果沒有既定格式,可以自己書寫上:「TO:」、「FROM:」、「TIME:」、與「Taken:」。有些人貪圖方便而忽略了留言裡這些「TO:」、「FROM:」、「TIME:」、與「Taken:」,只是寫上留言內容之後,就一張紙片放在當事人桌上。有時候這頁留言可能會誤夾在其他文件或是被電風扇吹走,造成留言資訊無法正確判讀。筆者就曾遇過辦公室裡因為一張不知何處而來、何時留言的message而召開跨部門會議。因此不要小看它們的重要性。

 

傳口信的Mike Nguyen第一、二句話就寫道:「Karen Lang from C&P Accounting called. She wants to arrange a new meeting with you.」在傳口信的時候,「from」是一個很好用的介系詞,因為用from可以很快地就表達「某某公司的某人」,例如「CNN公司的Smith總裁」可以用President Smith from CNN;而「Palmforce公關公司的Meyer女士」可以用Ms. Meyer from Palmforce PR。這封口信的第一句就切中要點的指明「C&P會計事務所的Karen Lang打過電話來;她要與你安排一個新的會面時間。」

 

傳口信的Mike Nguyen接著寫道:「Instead of on Monday at 11, can you see her on Tuesday at 1:30? She’ll be able to go over the contract with you then.」句中的「instead of」是多益測驗的常用片語,表示「不而改」或「代替」,例:We used smartphones instead of traditional cell phones. (我們不使用傳統式手機而改用智彗型手機。)所以,來電者要把原本週一11點的見面時間,改為週二的1點半,而且要在那個時候與當事人一起審查合約(go over the contract with you then)。「then」這個字,不論在過去式或是未來式裡,都表示「at that time」。()

 

I was playing the piano with my sister then.

= I was playing the piano with my sister at that time.

(我當時在和妹妹一起彈鋼琴。)

 

簡潔地把事情交待清楚之後,傳口信的Mike Nguyen最後要交待來電者的連絡資訊:「She’ll try to contact you again this afternoon.」原來,來電者說下午她還會再打電話來。

 

用英文傳口信的技巧不外乎「簡潔、有力、清楚」,而且資訊要「正確」。看完以上這則五句話的簡短留言,相信你不但看英文message沒有問題,也掌握了寫英文message的技巧了吧! 從以上得到的資訊,試試看能否回答以下問題:

 

Why did Ms. Lang call Mr. Matsumoto?

(A) To reschedule an appointment with him

(B) To ask if he will be able to meet a deadline

(C) To inquire where a meeting will take place

(D) To request that he send a new contract

 

[解析]

從這張傳口信的message中,在開頭即寫到「She wants to arrange a new meeting with you.」,意即要重新安排碰面的時間,也就是答案(A)的「To reschedule an appointment with him」,所以(A)為正解。

 

附帶,答案(B)deadline、答案(C)inquire、與答案(D)request都是多益測驗的高頻字。

 

結語

下一次你辦公室裡的老外如果傳口信給別的同事時,你可以多留心一下他()message是如何寫的!

 

 

本文來源http://www.toeicok.com.tw/public/story_detail.php?sid=187

 

 

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